Бюджет по балансовому листу (ББЛ) или Прогнозный баланс

Программный продукт БИТ.ФИНАНС позволяет построить Бюджет по балансовому листу или Прогнозный баланс, а так же получить факт по данному бюджету и сравнить плановые и фактические показатели между собой для выявления и последующего анализа отклонений.

Данный функционал в полной мере доступен в версии «Управленческий учет» и «Холдинг». В версии ПРОФ также доступно построение ББЛ, но часть операций придется делать вручную. В версии Стандарт учет на плане счетов бюджетирования и соответственно построение Прогнозного баланса недоступно.

Для формирования ББЛ в системе задействуются следующие объекты и механизмы:

• План счетов бюджетирования - может быть произвольным или, к примеру, повторять план счетов бухгалтерского учета.
• Регистр бухгалтерии «Журнал проводок (бюджетирование)» - в данном регистре отражаются проводки по счетам плана счетов бюджетирования.
• ПВХ Виды субконто бюджетирования – здесь создается список субконто для счетов плана счетов бюджетирования.
• Документ «Операция (бюджетирование)» - документ используется для ввода начальных остатков и отражения отдельных операций.
• Справочник «Статьи оборотов» - в справочнике настраиваются шаблоны проводок, подробнее об этом можно почитать в Руководстве пользователя в разделе «Использование плана счетов бюджетирования».
• Справочник «Сценарии бюджетирования» - в справочнике хранятся сценарии, на которых будут отражаться плановые и фактические данные по ББЛ.
• Документ «Форма ввода бюджета» и другие документ бюджетирования – при проведении документов в Журнал проводок (бюджетирование) записываются проводки в соответствии с шаблонами, заданными в Статьях оборотов
• Документ «Закрытие счетов» - используется для закрытия счетов (26, 20, 90 и других) (документ не доступен в версиях Стандарт и ПРОФ)
• Документ «Переоценка валютных денежных статей» - с помощью документа осуществляется переоценка на счетах учета ДДС и других валютных счетах.
• Регистр «Валютные неденежные статьи» - в регистр вносятся счета, не подлежащие переоценке по курсу на конец отчетного периода
• Произвольный отчет и справочник «Настройки произвольного отчета» - используются для формирования отчета ББЛ
• Отчеты «Отчет по бюджету» и «План-фактный анализ по бюджету» - эти отчеты также могут использоваться для формирования отчет ББЛ
• Механизм трансляции данных – используется для получения фактических данных по ББЛ, которые регистрируются в Журнале проводок (бюджетирование) по сценарию ФАКТ. Также этот механизм может использоваться и для построения планового ББЛ, если не используются шаблоны проводок в справочнике «Статьи оборотов».

В разделе «Бюджетирование» представлена интерактивная схема ведения балансового учета в БИТ.ФИНАНС.

Данный пункт интуитивно понятен, но возможно подробнее о его заполнении, о счетах и субконто прочитать в Руководстве пользователя, раздел «Использование плана счетов бюджетирования».

Нужно ввести плановые (сценарий «План») и фактические (сценарий «Факт») начальные остатки на начало года так же, как это делается в бухгалтерском учете, с помощью документа «Операция (бюджетирование)».
Вероятно плановые остатки на начало года будут равны фактическим, но отразить их нужно на разных сценариях, чтобы получить в системе как плановый ББЛ, так и фактический в конце года.

В Руководстве пользователя в разделе «Использование плана счетов бюджетирования» подробно описаны различные сервисы по заполнению начальных остатков и в целом по работе с документом «Операция (бюджетирование)».

Необходимо выбрать каким образом в системе будут отражаться плановые данные по ББЛ.
Существуют два варианта:

Вариант 1
Шаблоны проводок настраиваются в справочнике «Статьи оборотов» для каждой статьи.
При проведении документов бюджетирования проводка записывается в «Журнал проводок (бюджетирование)».

Вариант 2
Используется механизм трансляции данных.
Правила трансляции данных бюджетирования в «Журнал проводок (бюджетирование)» прописываются в специальном справочнике «Правила трансляции». Подробнее о механизме трансляции можно прочитать в Руководстве пользователя (часть 2).

Этот механизм используется, если необходимо задавать различные условия формирования проводок, например, для разных проектов или разных ЦФО по разному будет отражаться проводка по одной и той же статье оборотов.

Проводки, которые не получается автоматически получить при отражении документов бюджетирования, необходимо вводить в документ «Операция (бюджетирование).
В Руководстве пользователя можно прочитать, как настроить шаблоны проводок для однотипных операций, это может помочь при вводе данных.

В конце месяца, согласно регламенту компании по формированию ББЛ, возможно автоматически выполнить процедуру закрытия месяца с помощью документа «Закрытие месяца».
К примеру, возможно аналогично бухгалтерскому учету, закрыть затратные счета.
Подробнее о настройке закрытия и документе «Закрытие счетов» можно прочитать в Руководстве пользователя (часть 2) в одноименном разделе.

Если необходимо, то проводится переоценка валютных счетов с помощью специального документа «Переоценка валютных денежных статей»

Для анализа данных в БИТ.ФИНАНС включен набор стандартных отчетов:

• Оборотоно-сальдовая ведомость
• ОСВ по счету
• Карточка счета

и другие.

Также очень удобным является отчет «Интерактивная ОСВ», который позволяет расшифровку ячеек осуществлять прямо в отчете, не переходя в другие отчеты

Для построения отчета по ББЛ БИТ.ФИНАНС предлагает два варианта:

Вариант 1 "Подготовка отчетности с помощью механизма "Произвольный отчет""

В справочнике «Настройки произвольного отчета» можно настроить произвольный макет отчета и прописать правила заполнения ячеек отчета.
Подробнее о настройке Произвольного отчета можно прочитать в Руководстве пользователя (часть 1 и часть 2) в разделах «Формирование произвольных отчетов» и «Формирование финансовой отчетности». Так же после формирования Произвольного отчета можно сохранить Экземпляр произвольного отчета, чтобы зафиксировать данные от изменений.

Вариант 2 "Подготовка отчетности с помощью отчетов "Отчет по бюджету"

Возможно использовать отчеты по бюджетированию «Отчет по бюджету (обороты)» - для планового ББЛ, «План-фактный анализ по бюджету (обороты)» - для сравнения планового и фактического ББЛ.

Для того, чтобы воспользоваться этим методом, необходимо сначала в справочнике «Статьи оборотов» создать статьи баланса.

Затем создать в справочнике «Бюджеты» новый элемент ББЛ, где задать структуру данного бюджета

Далее создать в справочнике «Настройки форм ввода бюджета» соответствующую настройку.

Создать документ «Форма ввода бюджета», выбрать созданную ранее настройку формы ввода бюджета и заполнить форму автоматически с помощью обработки «Получение данных бюджета» (получаем данные из регистра «Журнал проводок (бюджетирование).

Подробнее об обработке «Получение данных бюджета» можно прочитать в Руководстве пользователя в разделе «Форма ввода бюджета». Также плановые данные могут быть заполнены в документе вручную.

После проведения документа данные по статьям баланса будут отражены в регистре «Обороты по бюджетам» и можно воспользоваться отчетом «Отчет по бюджету (обороты)» для формирования ББЛ.

Для получения фактического ББЛ нужно использовать механизм трансляции данных. При проведении первичные документы бухгалтерского учета будут отражать факт по счетам плана счетов бюджетирования по настроенным правилам трансляции.

Настройка трансляции очень подробно описана в Руководстве пользователя (часть 2).

Для построения фактического отчета ББЛ используются те же механизмы, что и для планового ББЛ: Произвольный отчет или отчеты по бюджетированию (с предварительным созданием Формы ввода бюджета по сценарию «Факт» и использованием обработки «Получение данных бюджета»).

Для сравнения плана и факта по ББЛ можно использовать отчет «План-фактный анализ по бюджету (обороты)» или настроить произвольный отчет таким образом, чтобы в нем выводились плановые и фактические данные.